Microsoft Teams: Das ultimative Tool für das agile Projektmanagement

Einführung in Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eine Business-Software, die als Teil von Microsoft 365 angeboten wird und für die Zusammenarbeit und Kommunikation von Teams und Projektgruppen entwickelt wurde. Mit Microsoft Teams können Nutzer Chat-Nachrichten, Video- und Audio-Anrufe, sowie Dateien und Inhalte teilen und gemeinsam bearbeiten. Microsoft Teams ist somit eine gute Alternative zu anderen Kommunikations- und Projektmanagement-Tools wie Slack und Trello.

Was ist agiles Projektmanagement und wie passt es zu Microsoft Teams?

Agiles Projektmanagement ist eine Methode, die darauf abzielt, Projekte schneller und effektiver abzuschließen, indem sie in kleinere, iterative Schritte unterteilt werden. Agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum setzen auf Flexibilität und die Möglichkeit, schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Eine wichtige Voraussetzung für agiles Projektmanagement ist eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams.  

Hier kommt Microsoft Teams ins Spiel: Das Tool bietet alle Funktionen, die für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb eines agilen Projektteams benötigt werden.

Funktionen von Microsoft Teams, die für das agile Projektmanagement wichtig sind:

• Chat-Funktion: Mit der Chat-Funktion von Microsoft Teams können Nutzer schnell und einfach miteinander kommunizieren. Die Chat-Nachrichten können dabei direkt an einzelne Nutzer oder an ganze Gruppen gesendet werden.
• Video- und Audio-Anrufe: Die Video- und Audio-Anruf-Funktionen von Microsoft Teams ermöglichen es, sich auch ohne persönliches Treffen auszutauschen und zu besprechen. Dies ist besonders wichtig, wenn das Team an verschiedenen Standorten arbeitet oder in Zeiten von Covid-19, in denen Präsenzmeetings schwierig sind.
• Dateifreigabe und gemeinsame Bearbeitung: Mit Microsoft Teams können Nutzer Dateien teilen und gemeinsam an diesen arbeiten. Dies ist besonders hilfreich, wenn mehrere Teammitglieder an einem Projekt arbeiten und sich gegenseitig auf dem Laufenden halten müssen.
• Kanban-Board: Microsoft Teams bietet auch eine integrierte Kanban-Board-Funktion, die es ermöglicht, Projektaufgaben

Agiles Projektmanagement mit Microsoft Teams

Sie fragen sich wie Sie mit agilem Projektmanagement in Microsoft Teams starten? Gerne haben wir Ihnen hier eine einfache Anleitung erstellt mit dem Sie sofort ihr Projektmanagement agiler gestalten können:

1. Erstelle eine neue Team-Site in Microsoft Teams und lade alle Teammitglieder ein.
2. Erstelle eine neue Chat-Gruppe für das Projektteam und nutze diese, um schnell und einfach miteinander zu kommunizieren.
3. Nutze die Video- und Audio-Anruf-Funktionen, um regelmäßig Meetings abzuhalten und alle Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten.
4. Erstelle eine neue Kanban-Board-Liste und füge alle Projektaufgaben hinzu. Nutze die Drag-and-Drop-Funktion, um Aufgaben zwischen den verschiedenen Spalten (z.B. "To-Do", "In Progress", "Done") zu verschieben und den Fortschritt des Projekts zu verfolgen.
5. Teile relevante Dateien und Dokumente mit dem Team über die Dateifreigabe-Funktion und nutze die gemeinsame Bearbeitung, um alle Teammitglieder an der Arbeit an diesen Dateien zu beteiligen.
6. Nutze die integrierten Planner- und To-Do-Listen-Funktionen, um Aufgaben und Deadlines für das Team zu verfolgen und zu verwalten.
7. Nutze die integrierten Anwendungen von Microsoft Teams, wie z.B. OneNote, um zusätzliche Tools für das agile Projektmanagement zur Verfügung zu stellen.

Tipps und Tricks für das agile Projektmanagement mit Microsoft Teams

• Erstelle regelmäßig Scrum-Meetings, um den Fortschritt des Projekts zu besprechen und zu planen.
• Nutze OneNote, um Meeting-Protokolle und Notizen zu erstellen und zu teilen.
• Erstelle einen "War Room"-Kanal, um den aktuellen Fortschritt des Projekts und alle offenen Aufgaben in Echtzeit zu verfolgen.
• Nutze die integrierten Planner- und To-Do-Listen-Funktionen
• Nutze die integrierte Power BI-Funktion, um visuelle Dashboards zu erstellen, um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und zu analysieren.
• Nutze die integrierte Microsoft Forms-Funktion, um regelmäßiges Feedback von Teammitgliedern einzuholen und die Zufriedenheit im Team zu verfolgen.
• Erstelle benutzerdefiniertes Spalten in der Kanban-Board-Liste, um den Fortschritt des Projekts noch genauer zu verfolgen (z.B. "Code Review", "Testing", etc.).
• Nutze die integrierte Time Tracking-Funktion, um die Arbeitszeit pro Aufgabe und pro Teammitglied zu verfolgen und zu analysieren.  

Insgesamt bietet Microsoft Teams alle Funktionen, die für erfolgreiches agile Projektmanagement benötigt werden. Durch die integrierten Tools und Funktionen kann das Team schnell und effektiv zusammenarbeiten und Kommunikation und Projektmanagement optimieren. Es lohnt sich also, Microsoft Teams als Tool für das agile Projektmanagement in Betracht zu ziehen. Wir von Flinker bieten mit Flinker Studio eine Integration, welche sich wunderbar für agiles Projektmanagement bei Bauträgern, bei Projektentwicklern, bei Generalunternehmern, bei Architekten, bei Planungsbüros oder bei Bauunternehmen eignet. Die Integration von Flinker lässt sich für die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden nutzen oder aber auch zur besseren Zusammenarbeit über mehrere Betriebsstätten hinweg.

Fazit und Ausblick

Microsoft Teams bietet alles, was man für erfolgreiches agile Projektmanagement benötigt. Die integrierten Chat-, Video- und Audio-Anruf-Funktionen, sowie die Möglichkeit, Dateien zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten, erleichtern die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Teams. Auch die integrierte Kanban-Board-Funktion und die Planner- und To-Do-Listen sind nützliche Tools für das agile Projektmanagement.